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„Und jetzt alle schön den Daumen hoch und lächeln“. Das Szenario Führungsebene-befiehlt-Mitwirkung-beim-Imagefilm bleibt glücklicherweise Fiktion – zumindest rechtlich gesehen. Denn jede:r Chef:in ist per Gesetz daran gebunden, im Vorfeld die Zustimmung von Mitarbeiter:innen einzuholen, falls diese in einem Unternehmensvideo mitwirken bzw. darin vorkommen sollen. Und hier darf von Mitarbeitenden-Seite auch aus freien Stücken Nein gesagt werden.
Mitarbeitende können dem Dreh auf vielerlei Arten „zustimmen“:
Und trotzdem gilt: Auf der rechtlich sicheren Seite sind Arbeitgeber:innen mit einer schriftlichen Einverständniserklärung. Denn alles andere kann in Zweifel im Nachhinein nicht bewiesen werden.
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Du planst, deine Mitarbeitenden für ein später öffentlich zugängliches Brandvideo zu filmen?
Dann erledige deine Hausaufgaben vorher besser gründlich. Wer im Vorfeld
sichert sich nicht nur für einen möglichen Streitfall vor Gericht ab, sondern fördert ein positives Arbeitsklima.
Eine Unterschrift in der Liste mit Überschrift „Genehmigung für Videodreh“ reicht nicht aus, um eine rechtssichere Grundlage für den Videodreh mit Angestellten herzustellen. Während zwar das Kunsturhebergesetz keine konkrete Form für die Genehmigung vorgibt, kommt hier die seit Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, zum Tragen.
Warum?
Weil Videoaufnahmen von Mitarbeitenden generell als personenbezogene Daten gewertet werden. Und die dürfen ausdrücklich nur dann verwendet werden, wenn eine schriftliche Erlaubnis vorliegt (Art. 6 DSGVO).
Zwar wird das Zusammenspiel von DSGVO und KUG immer wieder diskutiert, dennoch empfiehlt es sich, dabei folgende Punkte zu berücksichtigen:
Tipp für Aufnahmen mit Minderjährigen: Jugendliche ab 16 Jahren, etwa die Kinder deiner Mitarbeiter oder Azubis, gelten als einwilligungsfähig – für alle jüngeren Protagonist:innen solltest du die Genehmigung der Erziehungsberechtigten einholen.
Hier findest du eine kostenlose Vorlage für eine DSGVO-konforme schriftliche Genehmigung für die Verwendung von Videoaufnahmen von Mitarbeitenden.
Ihr habt einen grandiosen Clip gedreht, der perfekt seinen Zweck erfüllt. Doch leider trennen sich nun die Wege zwischen deinem Unternehmen und einem der Mitarbeitenden, der oder die als Protagonist:in mitgewirkt hat.
Muss jetzt nochmal neu gedreht werden?
Liegt eine schriftliche Einwilligung für Videoaufnahmen vor, können (ehemalige) Mitarbeitende diese nur sehr schwer wieder rückgängig machen. Das zeigt beispielsweise ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.:8 AZR 1011/13): Nach seinem Ausscheiden wollte ein Ex-Arbeitnehmer nicht mehr im Firmenclip zu sehen sein – doch seine unbefristete, schriftlich erteilte Zustimmung gilt noch immer – der Arbeitgeber darf das Videoweiterverwenden.
Natürlich gibt es Ausnahmen, bei denen sich Mitwirkende etwa auf eine Beeinträchtigung ihrer Persönlichkeitsrechte berufen können, doch die Interessenslage des Arbeitgebers – hohe anfallende Kosten bei erneutem Videodreh – wiegt so schwer, dass die Nutzungsrechte tendenziell beim Unternehmen bleiben.
Sonderfall: Verstirbt ein:e Mitarbeiter:in, greift wiederum das Kunsturhebergesetzt. Bis zu zehn Jahre nach dem Ableben von Protagonist:innen aus dem Kollegenkreis ist die Nutzung des Filmmaterials bei vorliegender schriftlicher Einverständniserklärung möglich, hernach müssen die Angehörigen erneut zustimmen.
In manchen Fällen dürfen Aufnahmen von Mitarbeitenden auch ohne deren ausdrückliche schriftliche Einverständniserklärung verwendet werden. Geregelt werden diese Ausnahmen im Kunsturhebergesetzt KUG §23.
Erlaubt ist die Verwendung von Mitarbeiter:innen-Aufnahmen dann, wenn
Obacht, kein Freifahrtschein: Im Einzelfall werden die Persönlichkeitsinteressen der Arbeitnehmenden und das Interesse des Arbeitgebers abgewogen. Das Gesetz verweist hier auf sogenannte „Berechtigte Interessen“ wie etwa eine ideelle Gesinnung der oder des Abgebildeten, die nicht verletzt werden dürfen.
Insgesamt herrscht hier rechtlich sozusagen dünnes Eis: Eine Entscheidung des Oberlandesgerichts Köln (OLG Köln, Beschluss v. 18.06.2018, 15W 27/18) gibt lediglich Grünes Licht für journalistische Aufnahmen im Sinne des KUG §23 – für Unternehmen ist die Rechtslage nach wie vor uneindeutig.
Sie sollten daher für Videoaufnahmen im werblichen Kontext im Zweifel DSGVO-konform – und das bedeutet mit schriftlicher Genehmigung im Vorfeld – verfahren.
Kleines Beispiel gefällig? Nehmen wir etwa eine nicht-private – heißt vom Arbeitgeber beauftragte – Aufnahme auf der Jubiläumsfeier, die in den Imagefilm des Unternehmens einfließen soll.
Grundsätzlich gilt für solche Filmaufnahmen ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.
Will heißen: Laut DSGVO ist das Filmen – wohlgemerkt ist damit das Aufnehmen an sich und nicht das Veröffentlichen gemeint – zwar erstmal verboten, kann aber durch
dennoch erlaubt sein.
Filmen geht auch ohne Genehmigung ok, weil es um das Gesamtgeschehen geht. Die berechtigten Interessen des Arbeitgebers hebeln das Verbot zum Filmen mit Erlaubnisvorbehalt auf.
Eine schriftliche unbefristete Genehmigung der gefilmten Personen ist im Vorfeld erforderlich.
Wichtig: Das reine Filmen ist nicht gleichzusetzen mit der Veröffentlichung der Filmaufnahmen zu werblichen Zwecken, wie es im Falle eines Imagevideos zutreffen würde. Während das Filmen im Kontext der Berichterstattung eines Firmenevents erwartbar ist, muss auf die Veröffentlichung der Aufnahmen zu werblichen Zwecken konkret hingewiesen und hierfür schriftliche Genehmigungen eingeholt werden.
Einwilligungserklärung zum Filmen gleich mit der Einladung/Registrierung verknüpfen. Und im Nachhinein eben nur solche Aufnahmen von Kleingruppen oder Einzelpersonen verwenden, auf denen ausschließlich jene Teammitglieder vorkommen, die dem Filmen und Veröffentlichen im werblichen Kontext schriftlich zugestimmt haben.
Auch möglich, allerdings nicht im großen Stil: Einen Vertrag mit Einzelpersonen abschließen, der die Rechte an den Bildaufnahmen exakt regelt und üblicherweise auch eine Entlohnung beinhaltet.
Der Vorteil: Ein solcher Vertrag garantiert im Gegensatz zur Einwilligung – die jederzeit widerrufen werden kann – Rechtssicherheit für die Verwendung der Sequenz im Firmenvideo und kann auch nicht widerrufen werden.
Stell Schilder auf: Zudem macht es sich bei Großveranstaltungen gut, die Aufnahmen und deren Veröffentlichungsabsicht an den Zugängen des Events anzukündigen – und eine ausführliche Datenschutzinfo auf Nachfrage bereitzuhalten.
Die Antwort ist: Jein.
Natürlich ist es möglich, das Mitwirken und die Rechtslage bei Firmen-Videodrehs bereits durch einen Passus im Arbeitsvertrag zu regeln. Allerdings sollte dies vor der jeweiligen Produktion noch einmal genau geprüft werden, um rechtliches Chaos sowie Überschneidungen von Genehmigungen zu vermeiden.
Was außerdem daran problematisch sein kann: Ob eine Einwilligung tatsächlich wirksam ist, beruht, wie beschrieben, ja unter anderem auch darauf, dass sie freiwillig erteilt wurde. Ist dies an den Arbeitsvertrag geknüpft, könnte dies im Nachhinein angezweifelt werden.
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