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Die Vorstellung lockt: Mitarbeitende produzieren aus eigenem Antrieb Content und treten authentisch als Corporate Influencer:innen in Erscheinung. Aus Marketingsicht alles richtig gemacht. Doch auch Employee Generated Content sollte nicht einfach ohne Weiteres veröffentlicht werden – schließlich steht das Image des Unternehmens auf dem Spiel.
Leisten sich Mitarbeitende etwa auf Social Media in ihrer Rolle als Brand Ambassador einen Fehltritt, kostet das nicht nur Kundenvertrauen und verschreckt eventuell Partner, sondern zieht möglicherweise sogar empfindliche rechtliche Konsequenzen nach sich. Um die Unternehmenskommunikation in ihrer Gänze – also auch den Employee Generated Content – den eigenen Leitlinien und gesetzlichen Vorgaben konform zu halten, bedarf es Mechanismen im Rahmen von Corporate Compliance.
Was das genau ist, welche Unternehmensbereiche Corporate Compliance neben dem kommunikativen Aspekt berührt und warum gerade die unternehmenseigene Produktion von Video Content um dieses Themenfeld nicht herumkommt, liest du in diesem Artikel.
Kurz gesagt steht Corporate Compliance dafür, im und als Unternehmen Regeln einzuhalten. Zu diesen Regeln zählen Gesetze und weitere Vorschriften auf Staatsseite genauso wie eigene Richtlinien und solche, die aus freien Stücken befolgt werden.
Als konform gilt, wer sämtliches Regelwerk der Corporate Compliance befolgt – und somit in jedem Teilbereich seines Schaffens rein regulatorisch sauber bleibt. Dabei deckt der Begriff gleichwohl jene Maßnahmen ab, die das Handeln von einzelnen Mitarbeitenden – der Wortlaut in Frau Müllers E-Mails – wie auch das Agieren als gesamtes Unternehmen – die DSGVO-konforme Speicherung von Kundendaten – regelkonform halten.
Corporate Compliance ist per se kein eigenständiger Bereich – im Gegenteil: Fest verwoben in der Unternehmens-DNA, berührt dieses Themengebiet nahezu alle Unternehmensebenen. Je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist, ist das Management oder eine eigene Abteilung dafür zuständig, die Einhaltung aller essenziellen Spielregeln im Blick zu behalten.
Die für deine Videoproduktion 3 relevantesten Ressorts der unternehmerischen Regeltreue sind:
Absolutes Pflichtprogramm: Gesetze und Verordnungeneinzuhalten, ist nichts, was du dir als Unternehmen gönnst. Vielmehr solltest du diesem Bereich maximale Aufmerksamkeit schenken, um negative Konsequenzen – Schadensersatzansprüche, Rechtsverstöße, Bußgelder – im Zuge deiner Videoproduktion zu vermeiden.
Beispiele für juristische Themen, die für deinen Video Content eine Rolle spielen, sind etwa
Wer im Rahmen seines Business Daten elektronisch verarbeitet, ist zum rechtskonformen Umgang verpflichtet – das trifft auf die Produktion von Unternehmensvideos heutzutage ausnahmslos zu. Verschiedene gesetzliche Vorgaben ebenso wie unternehmensinterne, freiwillige IT-Compliance-Richtlinien legen die Grundlage, um Daten korrekt aufzubewahren, sie adäquat vor Cyberkriminalität und Datenlecks zu schützen sowie Informationen rechtskonform zu sichern und entsprechend verfügbar zu halten.
Entsprechende Gesetze wären neben der DSGVO etwa das Bundesdatenschutzgesetz, welches vorschreibt, wie personenbezogene Daten zu handhaben sind, oder das IT-Sicherheitsgesetz, das Anforderungen an kritische IT-Infrastruktur etwa eines Wasserversorgers oder in Kliniken definiert.
Achtung
IT-Compliance betrifft auch externe Service-Provider wie etwa den Hosting-Anbieter der Unternehmenswebsite. Unternehmen müssen die Konformität auch dann sicherstellen, wenn sie ihre Prozesse auslagern.
Wie Mozaik sich als SaaS-Provider aufstellt, um dir ein verlässlicher Partner zu sein und DSGVO-konforme Videos zu drehen, erfährst du in dieser Zusammenfassung zu Datenschutz bei Mozaik.
Die Videobotschaft ans Team, der Videogruß an Kund:innen, der Videopost auf Social Media: In vielen Bereichen der Unternehmenskommunikation kommen Videos zum Einsatz – genau hier hakt Communication Compliance ein. Mithilfe unterschiedlicher Praktiken, Richtlinien und mit unter auch durch den Einsatz von Technologie werden Mitarbeitende dazu angehalten, konform zu kommunizieren – auch per Video. Besonderer Augenmerkt liegt hier auf gesetzlichen Vorgaben, aber auch unternehmenseigene Vereinbarungen – Stichwort Gendern – spielen eine wichtige Rolle.
So vielfältig die menschliche Kommunikation heutzutage ist, so umfassend braucht es auch Mechanismen, um die Unternehmenskommunikation regelkonform zu halten: E-Mails, Instant Messages, Aktivitäten in den Sozialen Medien, VoIP-Anrufe und andere Formen der elektronischen Kommunikation der Mitarbeitenden müssen aufgezeichnet, archiviert und überwacht werden.
Weil Musik Kunst ist und diese in Deutschland urheberrechtlich geschützt ist, solltest du genau hinschauen, bevor du ein Musikstück in deinen Video Content integrierst.
Je nachdem, welcher der drei folgenden Kategorien ein Musikstück zuzuordnen ist, musst du im Vorfeld der Einbindung eine Genehmigung einholen, um eine Schadensersatzklage zu vermeiden:
Achtung
Auch Social Media ist kein rechtsfreier Raum. Für Instagram Reels benötigst du im Unternehmenskontext ebenso eine Musiklizenz – andernfalls droht die Löschung des Posts, des Accounts oder im Worst Case eine Schadensersatzklage der Urheberin oder des Urhebers.
In einem gesonderten Artikel findest du weitere Infos zum Thema Musik in Unternehmensvideos.
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Über 10.000 Songs halten wir für dein Unternehmensvideo in unserer Musik-Bibliothek bereit. Selbstredend stehen dir sämtliche Musikstücke lizenzfrei zur Auswahl – so findest du nicht nur den perfekten Track für deinen Clip, sondern musst dir darüber hinaus auch keinerlei Gedanken um die Lizensierung oder eventuelle Zusatzkosten machen. Komplett legal kannst du auf diese Weise dein Video auf allen Plattformen und Social-Media-Seiten teilen.
Statement von Inga aus der Buchhaltung, Jürgen aus der Produktion in Großaufnahme: Integrierst du Kolleg:innen in deinen Video Content, ist rechtlich einiges zu beachten, da du hier nach juristischem Verständnis personenbezogene Daten verarbeitest. Wer hier verpasst, seine Compliance-Hausaufgaben zu erledigen, büßt es im Nachhinein möglicherweise sonst durch einen Rechtsstreit mit Ex-Mitarbeitenden. An erster Stelle steht dabei, eine rechtskonforme Zustimmung aller Mitwirkenden einzuholen.
Essenziell für eine korrekte und Compliance-konforme Mitarbeiterzustimmung sind folgende Punkte:
Im Detail erfährst du hier, welche Ausnahmen es gibt und was du noch beachten solltest, wenn Kolleg:innen vor der Kamera stehen.
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Eine eigene passwortgeschützte Registrierungsseite für dein Unternehmen ermöglicht es dir, sämtliche beim Dreh mitwirkende Mitarbeitenden deines Teams namentlich zu erfassen und zudem sämtliche erforderlichen ergänzenden Daten wie eben die Mitarbeiterzustimmung abzufragen und zuspeichern. Auf diese Weise kannst du mit Mozaik spielend leicht und rechtskonform die vordefinierte Zustimmung einholen, sobald du eine Kollegin oder einen Kollegen vor die Kamera holst.
Fehler auf diesem Spielfeld können mitunter teuer werden: Verarbeitet ein Unternehmen personenbezogene Daten – und das ist bei nahezu jedem Videodreh der Fall – ist es dazu verpflichtet, diese entsprechend zu schützen. Will heißen: Die elektronischen Daten, die beim Videodreh entstehen, sind entsprechend sicher zu speichern und zu verarbeiten.
Juristische Grundlage stellt das Recht auf informationelle Selbstbestimmung eines jeden EU-Bürgers dar, und findet in der DSGVO hierzulande Anwendung. Das Thema IT-seitig verantwortungsvoll anzugehen, zeugt nicht nur von der unternehmerischen Integrität, sondern bewahrt dich auch vor rechtlichen Konsequenzen, die sogar schon große Player wie 1&1 oder AOK empfindlich trafen.
Gerade als Software-as-a-Service-Start-up haben wir uns intensiv mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt. Wie wir uns – und damit auch dir – eine gute Figur in Sachen IT-Compliance machen? Wir hosten beispielsweise ausschließlich auf Servern innerhalb Europas, die gespeicherte Daten gemäß DSGVO schützen, halten die DSGVO-Richtlinien selbst kompromisslos ein und frischen regelmäßig das Datenschutz-Wissen unserer Mitarbeitenden auf.
Wer schon einmal Videos im Team produziert hat, weiß: Datentransfer spielt eine größere Rolle. Takes an unterschiedlichen Drehorten mit verschiedenen Akteuren machen es notwendig, Daten verfügbar zu machen, indem sie etwa in eine Cloud übertragen und per Link verteilt oder per Hardware-Copy ausgetauscht werden. Dabei gilt es einerseits, Datenchaos zu vermeiden, denn das erzeugt unvermeidlichen Mehraufwand bei der Weiterverarbeitung. Andererseits ist der Prozess unbedingt sicher zu gestalten, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen.
Definierte Abläufe helfen dabei, rechtskonformes Handeln zu fördern: Deshalb empfehlen wir dir für deinen Datentransfer im Rahmen deiner Videoproduktion einen einfachen Workflow, um deine IT-Compliance zu perfektionieren:
Genial einfach gelingt das mit der Mozaik Team-Kollaboration. Mit ihr managst du die Zusammenarbeit übersichtlich durch die präzise Zuweisung von Rollen und Rechten. Ein weiteres Plus: Sie ermöglicht dir und deinem Team,zeit- und ortsunabhängig unkompliziert zusammenzuarbeiten. Videos erstellt ihr einfach direkt im Mozaik-Projekt. Im Nachgang können diese dann komfortabel am PC zum fertigen Film zusammengefügt werden – unzählige Cloud-Links und ungeordnete Sequenzen auf der Festplatte gehören so der Vergangenheit an.
Gerne kannst du Mozaik zuerst auch live in einer Demo kennenlernen, bevor du dich für einen kostenlosen Testaccount registrierst!
Auch wenn das Gesamtkonzept von Communication Compliance und der damit verbundene Workload – Ausarbeiten der Richtlinien, Implementieren von Prozessen zur Überwachung, Einführung ins Team – komplex erscheint: Der Grundgedanke dahinter ist erstaunlich simpel.
Respektvolle und klare Kommunikation zwischen Mitarbeitenden erzeugt nahezu automatisch ein positives Arbeitsklima und minimiert den Nährboden für Konflikte. Außerdem trägt konforme Kommunikation auch einen gehörigen Teil zu produktiverem Arbeiten bei. Denn wer verlässliche und angemessene Botschaften sendet, sorgt für einen effizienteren Workflow frei von Missverständnissen.
Zu guter Letzt heißt regelkonformes Kommunizieren im Unternehmen auch, das Risiko für einen Rechtsstreit aufgrund kommunikativer Ausrutscher und rechtlicher Unzulänglichkeiten zu senken. Die enorme Bedeutung guter Kommunikation für den Unternehmenserfolg wird vor allem dann klar, wenn es nicht läuft: Kolleg:innen sprechen plötzlich nicht mehr miteinander, ein rauer Umgangston mindert Motivation wie Hilfsbereitschaft und selbst ungewollte Fehlgriffe in Bezug auf bestimmte Personengruppen vergiften schnell das Arbeitsklima.
Communication Compliance gibt Mitarbeitenden Orientierung durch ein Regelwerk – auf diese Weise wird klar, was erwartet wird. Denn nun wissen alle, was korrektes und „gutes“ Kommunizieren im Unternehmenskontext bedeutet.
Nach innen gerichtet korrekt zu kommunizieren, ist eine wichtige Stütze, um erfolgreich zu arbeiten. Doch auch nach außen gilt es, in puncto Kommunikation gewisse Regeln aufzustellen und für deren Einhaltung zu sorgen – ein höflicher Tonfall in der E-Mail an Kund:innen ist dabei längst noch nicht alles. Rechtsvorschriften, etwa in Bezug auf Datenschutz, sowie intern definierte Anforderungen an die Transparenz der Kommunikation, ethische Maßstäbe oder ein häufig sehr konkretes Regelwerk für Werbung und Marketing einzuhalten, sind ebenso Teil von Communication Compliance.
Was nach außen kommuniziert wird und in welcher Weise dies geschehen soll, wird in speziellen Richtlinien für die externe Unternehmenskommunikation festgehalten – ihre Relevanz für das Brand Image, das öffentliche und kundenseitige Vertrauen und die Rechtssicherheit können gar nicht genug betont werden. Ein guter Ruf entsteht schließlich nicht von selbst, sondern wird massiv gestützt durch entsprechend professionalisierte Kommunikation.
Zwei Bereiche der externen Unternehmenskommunikation lassen sich grundlegend unterscheiden – und bei beiden ist es mehr als sinnvoll, Communication Compliance dazu zu nutzen, um einen rechtskonformen, respektvollen und ethischen Standards entsprechenden Kommunikationsstil in öffentlichen Aussagen, Werbematerialien, Pressemitteilungen oder Social-Media-Posts umzusetzen:
Der Messestand in Holzoptik, das Logo ein stilisiertes Blatt in gedecktem Grün, die Mitarbeitenden in Erdtönen gekleidet. Im Hintergrund läuft ein Video, auf dem Teammitglieder vor einer Waldkulisse Statements mit ernsthaftem Anstrich abgeben. Der oder die Messebesucher:in hat weder ein Wort mit dem Team gewechselt noch einen Satz aus der ausliegenden Broschüre gelesen – und doch ist sofort klar: Diesem Unternehmen geht es in irgendeiner Form um etwas naturnahes, ein seriöser ökologischer Anstrich ist wahrnehmbar.
Visuelle Kommunikation hat zahlreiche Facetten und enorme Strahlkraft. Communication Compliance bündelt diese. Auch dass Rechtsvorschriften eingehalten und nicht etwa durch die Verwendung geschützter oder verbotener Symbolik gebrochen werden, fällt in diesen Bereich. Wie die einzelnen Bestandteile der visuellen Unternehmenskommunikation explizit anzuwenden sind, wird in einem Corporate Design Manual festgehalten. Schließlich geht es auch um den Gesamteindruck:
Nur wenn
konform eingesetzt werden, können sie ihre Wirkung voll entfalten und ein einheitliches Bild nach außen entsteht.
Erstelle mit uns gemeinsam dein individuelles Agency Brand Kit, um automatisch hundert Prozent design-konforme Videos zu erstellen. Das spart dir endlose Feedbackschleifen und verkürzt so enorm deinen Prozess in der Produktion von Video Content, da du auf vorgefertigte, bereits freigegebenen Designelemente wie Schriftart, Logo oder Farben ähnlich dem Prinzip eines Baukastens zugreifen kannst. Das kann jedes Teammitglied – unabhängig von Vorkenntnissen und Basiswissen in Sachen Communication Compliance.
Der zweite große Bestandteil der externen Unternehmenskommunikation ist das, was kommuniziert wird: Der Inhalt. Communication Compliance steckt den Rahmen ab, was inhaltlich geht – und was eben nicht. In puncto Video gehört dazu das Wording in der Außenkommunikation genauso wie die Positionierung zu Themen und Sachfragen.
Neben der Gesetzgebung legt ein internes Regelwerk außerdem fest, welche Informationen im Firmenkontext öffentlich gemacht und welche Themen als zu sensibel für die Öffentlichkeit eingestuft werden. Insgesamt steht dabei nicht nur ein guter Ruf als Arbeitgeber, das Brand Image sondern auch der rechtlich korrekte Außenauftritt auf dem Spiel – genau hinsehen.
Warum soll es schwer sein, Videos zu produzieren, die im Corporate Compliance-Check brillieren? Eben. Mit Mozaik geht das ganz leicht von der Hand.
Beispielsweise durch unsere Videobriefing-Funktion: Sie ermöglicht dir, sehr klar und transparent zu kommunizieren, welche Inhalte in einem Videoclip gewünscht sind. Außerdem schieben Freigabeschleifen in doppelter Hinsicht den Riegel vor, sollte kommunikativ doch mal nicht ganz klar geworden sein, was in Ordnung ist und was nicht.
Ebenfalls ein sehr wirksames Instrument, um unpassende oder gar rechtswidrige Inhalte vor der Veröffentlichung abzufangen: Nur einem ausgewählten Kreis an Mitarbeitenden die Rechte einzuräumen, Videos zu exportieren. Auf diese Weise können zwar viele Teammitglieder an der Produktion eines Videos teilhaben – nach draußen geht das Material jedoch nur nach einem Doppelcheck durch im Rollenkonzept festgelegte Verantwortliche.
Insgesamt hebt Mozaik deine Mitarbeitenden zudem als Videoproduzierende durch Schulungen und integrierte Hinweise auf ein höheres Level. Bei der Arbeit mit Mozaik werden sie automatisch immer kompetenter im Umgang mit Medien, was sich wiederum positiv auf die Außenwirkung deines Unternehmens auswirkt. Denn zu einem professionellen Erscheinungsbild gehören unweigerlich gewisse Qualitätsstandards – basierend auf Know-how, welches durch Mozaik beständig weiter in deine Organisation getragen wird.
Deine Videoproduktion soll rechtssicher sein und sämtlichen inhaltlichen Vorgaben deines Unternehmens entsprechen? Dann solltest du dich tiefgehend mit den verschiedenen Aspekten von Corporate Compliance auseinandersetzen – und Mozaik für deine Videoproduktion vorziehen. Warum?
Ganz einfach: Die smarte Videolösung und das Team dahinter nehmen dir in dieser Disziplin Arbeit ab – so bleibt dir mehr Zeit für kreativen Content! Für alle, die den Bereich Videoproduktion groß denken, eignet sich unsere All-in-One Corporate-Video-Platform wunderbar – sie vereinfacht nicht nur sämtliche Videoerstellprozesse, sondern unterstützt auch massiv den Aspekt Corporate-konforme Videos zu produzieren durch smarte Hinweise und Mechanismen.
Los geht’s: Probezugang anlegen, Video erstellen und Plattform testen. Uuuund Action!
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